Influencer factuur maken

Let op: dit is algemene uitleg en geen boekhoud- of belastingadvies. Laat je echte administratie controleren door je boekhouder.

De meeste betalingsvertraging bij merksamenwerkingen ontstaat niet doordat een merk niet wil betalen, maar doordat een factuur niet verwerkt kán worden: er ontbreekt een referentie, de tenaamstelling klopt niet, of de omschrijving zegt de financiële afdeling niets. Een goede factuur is dus vooral een factuur die de administratie van het merk zonder vragen door kan zetten.

Wat staat er op een factuur?

• Jouw gegevens: naam of bedrijfsnaam, adres, en je btw- en KvK-nummer als je die hebt.
• Gegevens van het merk of bureau: vraag vooraf de juiste juridische bedrijfsnaam en het factuuradres op. Het bureau dat de campagne regelt is niet altijd de partij die betaalt.
• Een uniek factuurnummer in een doorlopende reeks, en de factuurdatum.
• Een herkenbare omschrijving van de campagne of deliverables.
• Referentie of PO-nummer: grotere merken werken met inkoopordernummers. Zonder dat nummer blijft je factuur bij sommige bedrijven letterlijk liggen. Vraag er standaard naar bij de bevestiging van de deal.
• Bedrag, btw-behandeling en betaaltermijn: het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag, het totaal en de termijn die je bent overeengekomen, bijvoorbeeld 30 dagen.

Koppel de factuur aan de campagne

Gebruik in je omschrijving dezelfde campagnenaam als in je afspraak, bijvoorbeeld “Beauty-Elixir ritueel - 1 reel + 3 stories, geplaatst juni 2026”. De marketeer die jouw factuur moet goedkeuren, herkent de campagne dan direct — en jij vindt later in één keer terug waarvoor het bedrag was.

Splits daarbij de onderdelen die je apart hebt geprijsd ook op de factuur: productie, gebruiksrechten en eventuele exclusiviteit als eigen regels. Dat maakt de factuur controleerbaar voor het merk en voorkomt de vraag “waar is dit bedrag op gebaseerd?”. Hoe je die opbouw bepaalt, lees je in de gids over je tarief bepalen.

Drie fouten die betaling vertragen

1. Factureren aan de verkeerde partij. De contactpersoon werkt bij het merk, maar het contract loopt via een bureau — of andersom. Eén vraag vooraf (“naar welke entiteit en welk e-mailadres mag de factuur?”) voorkomt weken vertraging.
2. Een vage omschrijving. “Contentcreatie” zegt een financiële afdeling niets. Campagnenaam, deliverables en periode wel.
3. Geen betaaltermijn op de factuur. Zonder termijn is er ook geen moment waarop je netjes kunt herinneren. Zet de termijn erop die je hebt afgesproken.

Volg de status per samenwerking

Een verstuurde factuur is geen betaalde factuur. Maak onderscheid tussen concept, verstuurd, open, vervallen en betaald, en bewaar die status bij de samenwerking zelf — niet in je hoofd of ergens in je mail. In Creator Overview zie je per merk welke betaling nog aandacht vraagt, en staan er nette betalingsherinneringen voor je klaar als een factuur vervalt.

Meer over het volgen van betalingen, btw op hoofdlijnen en rustige herinneringen lees je in facturen en betalingen bijhouden. En in de gratis factuurchecklist staat alles uit dit artikel als afvinklijst.