Facturen en betalingen bijhouden als creator.

Wanneer factureer je?

Het moment van factureren leg je vooraf vast in de afspraak met het merk. Veel creators sturen de factuur pas nadat de content live staat en is goedgekeurd, omdat de opdracht dan voltooid is. Bij grotere trajecten kun je in delen factureren: bijvoorbeeld de helft bij de start en de rest bij oplevering. Spreek dit duidelijk af met de opdrachtgever en zet de afgesproken betaaltermijn op de factuur, bijvoorbeeld dertig dagen.

Een vaste gewoonte helpt enorm. Stuur je factuur kort nadat de samenwerking is afgerond, zolang alles nog vers is. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat een factuur tussen wal en schip valt en je achteraf moet zoeken naar welk bedrag ook alweer was afgesproken.

Wat hoort er op een factuur?

Een factuur hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar een paar gegevens horen er altijd op. Zonder die gegevens kan een merk je factuur niet goed verwerken en loop je vertraging op.

• Jouw gegevens: naam of bedrijfsnaam, adres en je btw-nummer en KvK-nummer als je die hebt.
• Gegevens van het merk: de juiste bedrijfsnaam en het adres van de opdrachtgever, bijvoorbeeld Lumé Studio of Vela Studio.
• Een uniek factuurnummer: een doorlopende reeks die je nergens anders opnieuw gebruikt, zodat elke factuur herleidbaar is.
• De factuurdatum en de uiterste betaaldatum die volgt uit je betaaltermijn.
• Een korte omschrijving van wat je hebt geleverd, bijvoorbeeld een reel en twee stories voor Studio Noa.
• Het bedrag: het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal dat het merk moet betalen.

Btw op hoofdlijnen

Werk je als zelfstandige, dan reken je in veel gevallen btw bij over je tarief. In Nederland is dat vaak het hoge tarief van 21 procent, maar dit hangt af van je situatie en wat je precies levert. Het bedrag aan btw dat je in rekening brengt, is geen onderdeel van jouw inkomen: je houdt het apart en draagt het later af. Het kan dus helpen om dat deel niet meteen te zien als geld dat je kunt uitgeven.

Belangrijk: dit is een uitleg op hoofdlijnen en uitdrukkelijk geen belasting- of boekhoudadvies. Btw-regels kennen veel uitzonderingen, bijvoorbeeld rond samenwerkingen met merken in het buitenland of producten die je in ruil ontvangt. Voor je echte administratie en je aangifte gebruik je een boekhoudprogramma of schakel je een boekhouder in. Die kennen jouw situatie en de actuele regels. Creator Overview neemt die rol niet over; het helpt je alleen om het overzicht per samenwerking te bewaren.

Factuurstatus volgen

Het grootste risico bij betalingen is niet een merk dat weigert te betalen, maar een factuur die je gewoon uit het oog verliest. Daarom is het handig om elke factuur een duidelijke status te geven die je in één oogopslag ziet:

• Nog maken: de samenwerking is klaar, maar de factuur moet je nog opstellen.
• Verstuurd: de factuur is de deur uit en de betaaltermijn loopt.
• Vervallen: de betaaldatum is voorbij en er is nog niet betaald.
• Betaald: het bedrag staat op je rekening en de samenwerking is financieel afgerond.

In Creator Overview koppel je elke factuur aan de juiste samenwerking, zodat je altijd weet welke factuur bij welk merk hoort en in welke status die staat. Zo zie je per merk en over je hele jaar wat er nog openstaat. Op de pagina functies lees je hoe dat werkt.

Rustige betalingsherinneringen

Staat een factuur op vervallen, dan is een vriendelijke herinnering bijna altijd genoeg. De meeste merken betalen gewoon te laat omdat een mail is blijven liggen, niet uit onwil. Houd je toon vriendelijk en zakelijk: verwijs naar het factuurnummer en de datum, en vraag of de betaling kan worden ingepland.

• Stuur een eerste herinnering kort nadat de termijn is verstreken, met je factuur opnieuw als bijlage.
• Blijft het stil, stuur dan na een week of twee een tweede, iets stelliger bericht.
• Noteer bij de samenwerking wanneer je hebt herinnerd, zodat je niet twee keer hetzelfde stuurt of juist een week vergeet.

Omdat je in Creator Overview ziet welke facturen vervallen zijn, hoef je niet je hele inbox door te spitten. Je opent het overzicht, ziet welke betalingen openstaan bij bijvoorbeeld Maison Liora of Nori Home, en handelt ze rustig af. Wil je weten wat de app verder voor je bijhoudt rond rapporten en resultaten, dan vind je daar meer over op die pagina.

Overzicht, geen boekhouding

Het is goed om de grens scherp te houden. Creator Overview laat per merksamenwerking zien welke factuur bij welke deal hoort, wat de status is en wat er nog openstaat. Het is geen boekhoudpakket en doet geen aangifte voor je. Je officiële administratie, je btw-aangifte en je jaarcijfers horen thuis in een boekhoudprogramma of bij je boekhouder. De twee vullen elkaar aan: in de app houd je grip op je samenwerkingen, in je boekhouding regel je het fiscale deel. Benieuwd wat een abonnement kost, kijk dan op prijzen.